L’objectiu de la trobada va ser treballar de manera coordinada en la recepció i assistència de les persones d’origen ucraïnès que ja han començat a arribar i que es preveu que continuïn arribant en les properes setmanes. Totes les administracions públiques i entitats municipalistes participants a la reunió van coincidir en subratllar la importància de coordinar les diferents competències i recursos, i s’han emplaçat a mantenir reunions tècniques de treball de manera periòdica. La Federació de Municipis de Catalunya ofereix col·laboració i demana instruccions concretes per poder encarar aquesta crisi humanitària.

Presidida per la delegada del Govern a Catalunya, Maria Eugènia Gay Rosell, la reunió va comptar amb la participació del subsecretari del Govern a Barcelona, Carlos Prieto Gómez; la secretària general del Departament d'Igualtat i Feminismes, Georgina Oliva Peña; la secretària d’Igualtats, Mireia Mata Solsona, i la directora general de Migracions, Refugi i Antiracisme, Eunice Romero Rivera. Per part de l’Ajuntament de Barcelona, hi van assistir la quarta tinenta d’Alcaldia i regidora de Drets Socials, Justícia Global, Feminismes i LGBTI, Laura Pérez Castaño, i el regidor de Drets de la Ciutadania i Participació, Marc Serra Solé. A més, hi van participat els vicepresidents de l'FMC Lluís Mijoler Martínez i Marc Solsona Aixalà; la secretària general de l’ACM, Joana Ortega Alemany, i el president de l’Associació de Micropobles de Catalunya, Mario Urrea Marsal.